Animer une réunion

Animer une réunion

 

Animer une réunion cela veut littéralement dire  : Donner une âme à une réunion. La preuve qu’on l’a fait est que les personnes qui en sortent se sentent enrichies de ce qui s’y est passé.

 

Est-ce votre cas quand vous sortez de réunions ? Combien de réunions se terminent elles au contraire avec un sentiment de perte de temps que l’on appelle maintenant « réunionnite » ou « réunionite aiguë »? comme une maladie grave !

 

La première question à se poser quand on doit animer une réunion est de se dire :

Quelle est la finalité de cette rencontre ? Se voit-on pour échanger des infos ? Pour réfléchir à une amélioration ? Pour prendre des décisions ?

En général, la première erreur est de vouloir faire les trois choses en même temps et du coup le contenu de la réunion n’est plus lisible. Et c’est un risque supplémentaire qui va sans doute avoir pour conséquence de ne pas tenir l’ordre du jour fixé (encore faut-il qu’il y en ait un !)

La réunion d’information est celle qui est la plus rébarbative puisque cela met les personnes en état d’avoir seulement à entendre les infos que l’on donne.

Si vous voulez mettre en place une réunion d’information,  Il vous  faut vous  poser quelques questions avant d’envoyer des invitations ou des convocations : Toutes les infos partagées sont-elles intéressantes du début à la fin pour tous les participants ? Ne pourrait-on pas utiliser un autre support que le support réunion pour que ces infos soient transmises ? Quel outil pédagogique un peu ludique peut-on mettre en place pour passer les infos (au secours les Power Point ! )

La réunion de réflexion est la plus longue puisqu’il s’agit sur un point bien précis de se donner un maximum d’idées pour améliorer ce que l’on veut. C’est le temps de la créativité, du possible, de l’innovation, des échanges sur le bienfondé ou non des idées qui émergent. C’est l’occasion, peut être, de faire venir de l’extérieur une personne pour nous apporter un éclairage différent, une expertise que l’on n’a pas en interne .C’est normalement la réunion la plus dynamique où chacun, selon sa place dans l’organisation, peut apporter son éclairage propre sur les changements que ces améliorations pourront apporter. C’est aussi le lieu privilégié ,si l’on est dans une équipe qui travaille sur le long terme,  pour mesurer l’état de l’équipe : confiance, défiance, indifférence entre les personnes, avec les projets en cours  …

Je vous invite là encore à bien notifier dans la convocation la finalité de la réunion en précisant bien le sujet sur lequel on va réfléchir (Idéalement un seul sujet à la fois ) .

La réunion de décisions est très courte. Les avantages et les inconvénients de chaque solution ont été mis en avant. Seuls ceux qui ont le pouvoir de décider et d’assumer la responsabilité des décisions sont autour de la table. Si le travail de réflexion en amont a été correctement fait , les décisions coulent de source. Souvent les dirigeants prennent, non pas la bonne décision, mais la moins mauvaise. C’est la réunion qui va être vraiment le révélateur pour vérifier qu’il y a un capitaine (seul ou de manière collégiale) dans le bateau .c’est le temps du courage et du leadership. Durant cette réunion, il est quelquefois nécessaire de travailler la communication interne et externe des décisions prises. Les coaches sont là pour cela quelques fois.

 

La seconde question que l’on peut se poser c’est « qu’est-ce que je peux déléguer lors de cette réunion pour qu’elle soit plus performante et que les participants participent”?.

En fait on a plein de choses possibles  à déléguer. Et si un groupe de personne se réunit régulièrement, les rôles peuvent tourner.

Une personne peut prendre en charge le rôle de l’hôte : Il écrit l’ordre du jour concerté. Il vérifie qu’une salle est disponible. Il arrive un peu avant pour aérer ou pour allumer le chauffage. Il vérifie que le matériel nécessaire est là.Il prévoit au moins de l’eau pour les participants ( de quoi grignoter ou se nourrir si la réunion dure longtemps ), et il accueille les participants en demandant de fermer les portables le temps de la rencontre. Il appelle éventuellement les retardataires. invite les participants à prendre un temps de pause  si la réunion dure longtemps.

Une personne peut prendre en charge le rôle du secrétaire : Remplir la feuille d’émargement au cas où.Distribuer les documents si nécessaire. Prendre des notes. Faire le compte rendu. Envoyer le contre rendu aux participants. Rédiger le relevé de décisions si l’on est dans une réunion  de décision.

Une personne peut prendre en charge le rôle du  time Keeping : en fonction de l’ordre du jour et du temps impartis de la réunion, le time keeper peut demander à l’animateur ce qui serait confortable pour lui comme gestion du temps et ainsi tout au long de la réunion de garder un œil sur l’heure et annoncer tout haut le temps qu’il reste. Cela donne du rythme à la réunion.

Une personne peut prendre en charge le rôle du coach. Prendre une position méta pour encourager,pour dire tout haut ce qui se passe, pour inviter les introvertis à prendre la parole par exemple, pour réguler les tensions ou stimuler la créativité .C’est un rôle passionnant toujours dans l’intention d’être une aide précieuse pour l’animateur.

Une personne en cas de réunion de décision peut prendre le rôle de Pousse Décision. Vérifier que la réunion se termine bien par  une prise de décision tracée sur un relevé de décision.

Toujours dans le cadre d’une réunion de décisions quelqu’un peut prendre le rôle de gardien du SMARTE : la décision doit être Simple , Mesuré , Adapté , Réalisable , Temporisé et Éthique ou Écologique. Dans le cas contraire, si  la décision prise va faire grincer les dents de certains, une fine préparation de la communication doit se mettre en place avant l’annonce des décisions.

Si tous ces rôles se prennent, chacun est alors présent en fonction de sa place dans l’organisation, de son rôle à jouer juste le temps de cette réunion et cela crée un sentiment d’utilité pour chacun qui aura une répercussion sur l’implication des personnes pendant ce temps dédié.

Pour l’animateur, du coup en position basse, il ne reste alors plus qu’à se concentrer sur le cœur du sujet ici et maintenant en gardant toujours le cap : “Qu’est-ce que j’attends de cette rencontre ?”.

 

Pour moi la réunion est l’exercice phare du management. C’est là que l’on voit la personnalité et les compétences du manager, la bonne ou la mauvaise santé du groupe constitué, le courage ou les jeux de pouvoir.

Moi comme coach, je suis toujours heureuse d’assister à une réunion. Ce n’est pas grave si je ne comprends pas toujours finement les tenants et les aboutissants de ce qui se passe .je suis là en position méta et tout est signe. Mon rôle est d’apporter à l’animateur après la réunion tous les feedback sur ce que j’ai pu voir, entendre et ressentir tout au long de la réunion.

 

Pour donner une âme à une réunion … le plus sage conseil que je peux vous donner aujourd’hui … Soyez créatif et amusez-vous !

 

MAI 2016

 

 

 

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