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Animer une réunion

Animer une réunion cela veut littéralement dire  : Donner une âme à une réunion. La preuve qu’on l’a fait est que les personnes qui en sortent se sentent enrichies de ce qui s’y est passé.

Est-ce votre cas quand vous sortez de réunions ? Combien de réunions se terminent elles au contraire avec un sentiment de perte de temps que l’on appelle maintenant « réunionnite » ou « réunionite aiguë »? comme une maladie grave !

La première question à se poser quand on doit animer une réunion est de se dire :

Quelle est la finalité de cette rencontre ? Se voit-on pour échanger des infos ? Pour réfléchir à une amélioration ? Pour prendre des décisions ?

En général, la première erreur est de vouloir faire les trois choses en même temps et du coup le contenu de la réunion n’est plus lisible. Et c’est un risque supplémentaire qui va sans doute avoir pour conséquence de ne pas tenir l’ordre du jour fixé (encore faut-il qu’il y en ait un !)

La réunion d’information est celle qui est la plus rébarbative puisque cela met les personnes en état d’avoir seulement à entendre les infos que l’on donne.

Si vous voulez mettre en place une réunion d’information,  Il vous  faut vous  poser quelques questions avant d’envoyer des invitations ou des convocations : Toutes les infos partagées sont-elles intéressantes du début à la fin pour tous les participants ? Ne pourrait-on pas utiliser un autre support que le support réunion pour que ces infos soient transmises ? Quel outil pédagogique un peu ludique peut-on mettre en place pour passer les infos (au secours les Power Point ! )

La réunion de réflexion est la plus longue puisqu’il s’agit sur un point bien précis de se donner un maximum d’idées pour améliorer ce que l’on veut. C’est le temps de la créativité, du possible, de l’innovation, des échanges sur le bienfondé ou non des idées qui émergent. C’est l’occasion, peut être, de faire venir de l’extérieur une personne pour nous apporter un éclairage différent, une expertise que l’on n’a pas en interne .C’est normalement la réunion la plus dynamique où chacun, selon sa place dans l’organisation, peut apporter son éclairage propre sur les changements que ces améliorations pourront apporter. C’est aussi le lieu privilégié ,si l’on est dans une équipe qui travaille sur le long terme,  pour mesurer l’état de l’équipe : confiance, défiance, indifférence entre les personnes, avec les projets en cours  …

Je vous invite là encore à bien notifier dans la convocation la finalité de la réunion en précisant bien le sujet sur lequel on va réfléchir (Idéalement un seul sujet à la fois ) .

La réunion de décisions est très courte. Les avantages et les inconvénients de chaque solution ont été mis en avant. Seuls ceux qui ont le pouvoir de décider et d’assumer la responsabilité des décisions sont autour de la table. Si le travail de réflexion en amont a été correctement fait , les décisions coulent de source. Souvent les dirigeants prennent, non pas la bonne décision, mais la moins mauvaise. C’est la réunion qui va être vraiment le révélateur pour vérifier qu’il y a un capitaine (seul ou de manière collégiale) dans le bateau .c’est le temps du courage et du leadership. Durant cette réunion, il est quelquefois nécessaire de travailler la communication interne et externe des décisions prises. Les coaches sont là pour cela quelques fois.

La seconde question que l’on peut se poser c’est « qu’est-ce que je peux déléguer lors de cette réunion pour qu’elle soit plus performante et que les participants participent”?.

En fait on a plein de choses possibles  à déléguer. Et si un groupe de personne se réunit régulièrement, les rôles peuvent tourner.

Une personne peut prendre en charge le rôle de l’hôte : Il écrit l’ordre du jour concerté. Il vérifie qu’une salle est disponible. Il arrive un peu avant pour aérer ou pour allumer le chauffage. Il vérifie que le matériel nécessaire est là.Il prévoit au moins de l’eau pour les participants ( de quoi grignoter ou se nourrir si la réunion dure longtemps ), et il accueille les participants en demandant de fermer les portables le temps de la rencontre. Il appelle éventuellement les retardataires. invite les participants à prendre un temps de pause  si la réunion dure longtemps.

Une personne peut prendre en charge le rôle du secrétaire : Remplir la feuille d’émargement au cas où.Distribuer les documents si nécessaire. Prendre des notes. Faire le compte rendu. Envoyer le contre rendu aux participants. Rédiger le relevé de décisions si l’on est dans une réunion  de décision.

Une personne peut prendre en charge le rôle du  time Keeping : en fonction de l’ordre du jour et du temps impartis de la réunion, le time keeper peut demander à l’animateur ce qui serait confortable pour lui comme gestion du temps et ainsi tout au long de la réunion de garder un œil sur l’heure et annoncer tout haut le temps qu’il reste. Cela donne du rythme à la réunion.

Une personne peut prendre en charge le rôle du coach. Prendre une position méta pour encourager,pour dire tout haut ce qui se passe, pour inviter les introvertis à prendre la parole par exemple, pour réguler les tensions ou stimuler la créativité .C’est un rôle passionnant toujours dans l’intention d’être une aide précieuse pour l’animateur.

Une personne en cas de réunion de décision peut prendre le rôle de Pousse Décision. Vérifier que la réunion se termine bien par  une prise de décision tracée sur un relevé de décision.

Toujours dans le cadre d’une réunion de décisions quelqu’un peut prendre le rôle de gardien du SMARTE : la décision doit être Simple , Mesuré , Adapté , Réalisable , Temporisé et Éthique ou Écologique. Dans le cas contraire, si  la décision prise va faire grincer les dents de certains, une fine préparation de la communication doit se mettre en place avant l’annonce des décisions.

Si tous ces rôles se prennent, chacun est alors présent en fonction de sa place dans l’organisation, de son rôle à jouer juste le temps de cette réunion et cela crée un sentiment d’utilité pour chacun qui aura une répercussion sur l’implication des personnes pendant ce temps dédié.

Pour l’animateur, du coup en position basse, il ne reste alors plus qu’à se concentrer sur le cœur du sujet ici et maintenant en gardant toujours le cap : “Qu’est-ce que j’attends de cette rencontre ?”.

Pour moi la réunion est l’exercice phare du management. C’est là que l’on voit la personnalité et les compétences du manager, la bonne ou la mauvaise santé du groupe constitué, le courage ou les jeux de pouvoir.

Moi comme coach, je suis toujours heureuse d’assister à une réunion. Ce n’est pas grave si je ne comprends pas toujours finement les tenants et les aboutissants de ce qui se passe .je suis là en position méta et tout est signe. Mon rôle est d’apporter à l’animateur après la réunion tous les feedback sur ce que j’ai pu voir, entendre et ressentir tout au long de la réunion.

Pour donner une âme à une réunion … le plus sage conseil que je peux vous donner aujourd’hui … Soyez créatif et amusez-vous !

MAI 2016

La finalité de la communication est de mettre en place une relation.

Une relation basée sur un socle de confiance, une relation basée sur un socle de défiance

Et quand je ne communique pas, je communique quand même. Le message est alors souvent interprété comme de l’indifférence alors que ce n’est pas toujours une intention consciente de la personne qui ne communique pas

Pour communiquer, il y a deux grandes catégories de personnes : les extraverties qui ont besoin de la relation pour se comprendre, pour comprendre l’autre et pour comprendre les évènements, relire le passé, parler du présent et programmer l’avenir.

Et les introvertis qui trouvent en eux les réponses à mieux se comprendre et à réfléchir le passé, le présent et l’avenir.

Dans mon cabinet je vois des  extravertis qui viennent pour apprendre à tourner trois fois leurs langues dans leur bouche avant de parler et qui ne peuvent pas se passer de la relation à l’autre, qui détestent la solitude et qui ont vraiment besoin d’échanges et de feedback.

Et les autres qui viennent dans mon cabinet comprendre que leur besoin de solitude et de recul pour réfléchir est souvent perçu par leurs proches comme des marques douloureuses d’indifférences, comprendre que la pudeur à ne pas se dire est source de malentendu et qui doivent donc apprendre le langage de la communication à l’autre.

Et bien entendu, nous savons tous que la communication est pour 20 % par les mots et 80 % par tout le paralangage : ce que je donne à voir, à entendre, à ressentir, à gouter, à bouger….

Comme coach, je ne cherche pas à changer mes clients, l’introversion et l’extraversion ont de l’aidant et du limitant.

Je cherche à leur permettre de mieux se connaitre , mieux percevoir l’impact des modes de communications , mieux faire émerger les messages qu’ils ont à dire aux autres pour trouver la bonne manière de le dire .

Et le must , je crois , c’est de se connaitre , de s’aimer comme on est inconditionnellement, et de temps en temps, s’ajouter d’autres manières de communiquer quand le message en vaut la chandelle .:)

Pour cela je dis tout haut ce que je ressens du mode de communication qui se  passe pendant la séance de coaching. …qui est toujours le reflet systémique de ce qui se joue à l’extérieur……

Le 11 mai 2016

Durant notre enfance nous avons été bercés par les contes. Quand une grande personne nous racontait un conte, nous étions  transportés dans un monde diffèrent, souvent à une époque diffèrent et où  il se passe des choses. Nous pouvions nous identifier à un personnage ou à un autre.

Les contes répondent à des codes. Il y a un début en général heureux, puis  il se passe quelque chose de grave. Les personnages traversent l’histoire en ayant peur et en étant obligé d’avoir du courage, de repérer autour de lui les personnages maléfiques ou alliés, le personnage principal passe des épreuves souvent initiatiques et le dénuement se termine toujours  bien.

« …Il était une fois… » : Ces simples mots sont une invitation à quitter le réel et à replonger dans les délices de l’enfance. D’écouter sans avoir à réfléchir, de ressentir les émotions qu’éprouvent les personnages, de  vivre les évènements, mais suffisamment distancé pour avoir peur…. juste ce qu’il faut.

Il est vrai que les contes sont quelques fois terrifiants ; le loup qui mange la grand-mère  dans le chaperon rouge, la sorcière qui veut tuer Blanche-Neige, le petit poucet abandonné en charge de sa fratrie, le chat botté, Hansel et Gretel, Peau d’âne qui doit s’enfuir pour ne pas vivre l’inceste …

Ce n’est pas la même chose d’écouter un conte, de voir des images dans un livre ou de regarder un dessin animé ou un film. L’histoire brute nous permet de nous projeter nous même dans notre propre film, de nous faire sa propre représentation et de coller ainsi au plus près de son monde intérieur.

Toutes les cultures et toutes les civilisations ont ainsi une tradition orale de contes. Leur vocation est  de transmettre à travers l’imaginaire collectif, les interdits fondamentaux (le cannibalisme, l’inceste et le meurtre) et les blessures que les hommes peuvent traverser dans la vie. (Le rejet, l’abandon, l’humiliation, la trahison, l’injustice)

Par leurs  pouvoirs, les contes transmettent des valeurs, des cadres, des gardes fous et sont initiatiques des chemins de vie à faire.

…Et les enfants en redemandent encore et encore, souvent toujours les mêmes pour avoir peur toujours au même moment dans l’histoire. Comme c’est bon de ressentir des émotions quand elles sont exactement à la bonne distance de nous : Avoir peur, mais sans danger, être triste, mais sans départ, être en colère, mais sans dommage et être gai juste pour se réjouir.

Quand on regarde un enfant qui écoute un conte lu ou raconté par un adulte , l’on se demande lequel des deux en profite le plus : l’enfant si totalement connecté à son imaginaire inconscient ou l’adulte heureux de pouvoir mettre en sourdine la toute-puissance de son conscient pour revenir à un moment d’innocence .

Ce qui est sûr c’est que c’est un moment de totale connivence où il se passe bien plus que chose que l’on pourrait penser.

Isabelle Flye Sainte Marie